業務改善、業務効率化|ビジネステクノクラフツ

業務改革/業務設計・稼働支援

システム導入だけが業務効率化の手段ではありません。

今や私たちの日々の仕事において、システムは切り離せないものになりました。
特に業務効率化や業務改善のプロジェクトでは規模の差はあっても必ずと言っていいほどシステムの導入が検討されているのではないでしょうか。
逆に言えば、システム導入をきっかけにして業務改善に取り組むケースも多いように思います。
当社にもお客様よりシステム導入の事前準備としての業務改善コンサルティングの依頼が多く参ります。こうしたお客様が口を揃えておっしゃるのが「ベンダーによる業務コンサルティングではシステムの制約が発生する。よって業務改善のフェーズはシステムに紐づかないコンサルティング会社にお願いしたい」ということです。

業務改革/業務設計・稼働支援サービス

実際に私たちがコンサルティングを開始してみると現行業務が属人化していてシステム化が困難であったり、社内の業務分掌が明確になっておらず責任を持ってシステム要件を決めるユーザーが不在だったりと、システム導入の前に組織として解決すべき課題が山積みであるケースが多いのが事実です。こうした事態が明らかになった場合、私たちはお客様に無理なシステム導入はおすすめしません。まずは業務そのものの課題を解決し、システム化を想定した新業務およびその新業務を遂行する体制をきちんと定義し、新体制および新業務を導入する計画を立てることが重要であり、それらを実行するプランをご提案しています。

もちろん、システムの導入時期を変更することができない場合もありますので、その後のプランはお客様に現状をきちんと認識していただいた上でご相談させていただきます。

業務改革のポイントは経営者の熱意と、メンバーの当事者意識

業務改革を行う上では、経営の視点、現場の視点、システムの視点など、どれか1つに限定し策定したプランでは包括的な解決にはつながりません。現場担当者の視線だけでは各人の担当業務単位での改革にとどまり、業務全体ひいては会社全体の改革にはつながりません。経営者が全体を見通した上で目標を設定し、最後までプロジェクトを遂行する覚悟をすることがプロジェクト立上の第一歩です。一方、業務改革の主役は現場担当者であり、現場担当者の理解と熱意が無くては業務改革プロジェクトは進捗せず、私たちコンサルタントが強引に推進しても結局は「絵に描いた餅」になってしまいます。業務改革プロジェクトにおいては、現場担当者の「この業務なら実行できる」という納得感とコミットメントを引き出すことが重要になります。

ビジネステクノクラフツの業務改革プロジェクトでは、事前に経営者とプロジェクトの目標を合意し、その目標をプロジェクトメンバーである現場担当者と共有し、現場担当者に当事者意識を持ってもらうことから始まります。

業務改革は段階的に詳細化する

業務改革は段階的に詳細化する

業務改革プロジェクトと聞くと、現場担当者の方の多くは拒絶反応を示します。
原因は現状の業務に慣れていて、改革の必要性を感じていないこともありますが、良くあるのは「過去に業務改革プロジェクトに参加し、現行業務と掛け持ちで疲弊してしまった」「これまで前任者から特別の引き継文書もなく業務を実施しており、業務改革と言われても現状業務の定義文書がない。今から作成するのも困難」等、ご自身の作業負荷に対する不安を訴えるケースです。

実際、業務改革プロジェクトを立ち上げたものの、現状分析に多大なる工数を費やしてしまい、その間にプロジェクトメンバーが疲弊、もしくは通常業務との兼務が難しくなりプロジェクトが途中で挫折してしまうケースも見られます。

この様なケースの問題点は、プロジェクトの初めに実施する現行業務分析において最初から精度の高い業務調査を実施し、現場に大きな負荷をかけてしまうことです。
余程の大企業や官公庁でない限り、現場の業務が文書化されていないというのは多くの企業様の実情です。そこで担当者の方にヒアリングを実施するのですが、この際、初めから全ての業務を例外系も含めて抜け漏れなく、正確に教えていただこうとすると担当者の方に多大なご苦労をかけることになります。また、ヒアリング後に作成した議事録やプロジェクト資料をレビューしていただくことで、更に担当者様の工数を頂戴することになります。
こうして現行業務のヒアリングに時間をかけているうちに、プロジェクトの検討が進む過程で前提事項が変わったり、他部署とのヒアリングで不整合が発生するなどの原因により再ヒアリングの実施など手戻りが発生する場合もあり、担当者の方は更に疲弊してしまうのです。
よって当社では業務改革プロジェクトでは、初めに大まかに業務を理解し、課題を抽出していく中で、その中からターゲットを定めて徐々に詳細化していく“段階的詳細化”が有効であると考え、BPECという方法論を用いています。
BPEC方法論により現場の負荷を過度に高めることなくプロジェクトを進めることが業務改革プロジェクトのポイントと考えています。

BPECの説明はこちら

業務設計・立上の主役は現場担当者様

業務改革プロジェクトで定義した新規業務は、いわゆる机上の空論になりがちであり、実運用に耐えるレベルに引き上げるためには、現場に則した業務設計および立上計画の策定が欠かせません。ここでは如何に現場担当者様にイニシアチブを取っていただくかがプロジェクトの成否を決めます。

業務設計・立ち上げの主役は現場担当者様

まずは策定した新規業務と、現行業務の違いを正しく認識していただき、「自分だったら新規業務をどの様に実施するか」のイメージを明確に持っていただきます。そして当社のコンサルタントがお客様のイメージを文書に落とし込むご支援をします。この作業においてもBPECの方法論およびツールが有効です。特にBPECツールはお客様と打ち合わせをしながら業務定義図や業務フローを目の前で作成・修正していけるので、ドキュメントをその場で確認しながら検討を進めることができ、打ち合わせ後の資料レビューの手間を省くことができますし、担当者様に新業務を具体的にイメージしていただくことが可能になります。こうした検討の過程を経ることで担当者様の当事者意識を高め、新業務への移行がスムーズに行えるようになります。

また、新業務の立上計画についても、この段階で必要な段取りや、説明が必要な関係者をヒアリングしていきます。新業務設計と立上計画の検討を同時に進めることで、より実効性のある立上計画を策定することができます。

事例

  • 大手ハイテク機器メーカー 国際物流業務業務改革構想策定
  • 大手SI事業会社 プロジェクトマネジメント業務改革構想策定支援
  • 大手商社 金融事業会社基幹系再構築プロジェクトフィジビリティ検証
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